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Programmare la partecipazione a una fiera

Sono molti i vantaggi della partecipazione di una Pmi a una fiera: l'alta concentrazione di pubblico e concorrenti, la possibilità di valutare in diretta le reazioni del pubblico, il rapporto costo-contatto molto ridotto, la promozione della propria immagine.

Per queste ragioni il sistema camerale, in collaborazione con Regione Lombardia, organizza la partecipazione delle aziende lombarde ad alcuni tra i più importanti appuntamenti fieristici internazionali. In molti casi vengono abbattuti i costi di partecipazione.

CONSIGLI PRATICI

  • Non partecipare a una fiera come espositore se non la si conosce come visitatore.
  • Esaminare il catalogo dell'edizione fieristica precedente per raccogliere utili informazioni sui partecipanti.
  • Una partecipazione ottimale richiede normalmente almeno sei mesi di preparazione.
  • Senza un "follow-up" la fiera perde il suo significato: al rientro in azienda è fondamentale dare continuità ai contatti avviati.

CHECK LIST

Preliminare

  • La partecipazione alla fiera fa parte del Piano di Marketing?
  • Gli obiettivi della partecipazione sono stati chiaramente definiti?
  • La partecipazione alla fiera potrà soddisfare tali obiettivi?
  • L'impresa è pronta per la mole di lavoro (e di investimento) che richiede il "dopo Fiera"?

 Preparazione

  • Sollecitare informazioni sulla fiera all'ente organizzatore.
  • Verificare che si tratti di una fiera adeguata alle esigenze aziendali.
  • Una volta decisa la partecipazione, inviare il formulario di iscrizione indicando il tipo di stand selezionato.
  • Incaricare un coordinatore interno del "Progetto Fiera".
  • Convocare una riunione con tutti i settori aziendali, informando sul "Progetto Fiera" e chiarendo quali saranno le attività, i termini di tempo, le responsabilità. L'ideale sarebbe costituire un gruppo di lavoro. Definire chi sarà presente in fiera.
  • Controllare le norme di partecipazione alla fiera.
  • Elaborare il progetto dello stand (in alternativa è possibile affidarsi a società specializzate) e sollecitare l'approvazione dell'ente organizzatore.
  • Selezionare i prodotti/campionario da portare in fiera e disporre un cronogramma di preparazione.
  • Programmare il materiale di supporto, come documentazione tecnica, "display", "poster", eccetera.
  • Prenotare alberghi e biglietti di viaggio con anticipo.
  • Definire un piano di comunicazione per attrarre un maggior numero di visitatori.
  • Inviare una comunicazione a potenziali interessati a visitare lo stand.
  • Verificare se è possibile inserirsi come relatore in eventuali conferenze, incontri che si svolgeranno nell'ambito della fiera in modo da intensificare la promozione dell'azienda.

Nicola Minervini