In certi casi i problemi che le imprese si trovano ad affrontare nel caso di pagamento a mezzo credito documentario sono dovuti alla scarsa conoscenza del ruolo e della funzione assunta dalle banche coinvolte in tale operazione.
Innanzitutto prendiamo in considerazione la funzione che ogni banca, a seconda del compito assegnato, è chiamata a svolgere.
La banca emittente (issuing bank) è la banca che, su incarico dell'ordinante, emette il credito documentario a favore del venditore/beneficiario impegnandosi ad eseguire una prestazione che riguarderà il pagamento, l'accettazione o la negoziazione.
La banca avvisante (advising bank) è la banca su cui viene appoggiata l'apertura di credito documentario e che, a sua volta, avvisa il beneficiario dell'emissione del credito, allegando copia dello stesso.
La banca designata (nominated bank) è la banca autorizzata dal credito ad effettuare la prestazione, secondo le modalità indicate dalla banca emittente. Può essere la stessa banca avvisante, o anche altra banca.
La banca confermante (confirming bank) è la banca che, su richiesta della banca emittente, aggiunge il proprio impegno ad effettuare la prestazione.
La banca rimborsante (reimbursement bank) è la banca che provvederà, su istruzioni della banca emittente, a rimborsare la banca che effettua la prestazione.
Nelle operazioni di credito documentario alle banche viene affidato l'incarico di:
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assumersi l'impegno ad una prestazione consistente in un pagamento, in una accettazione o in una negoziazione a favore di un beneficiario
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esaminare i documenti che il venditore presenterà in fase di utilizzo del credito
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accertare se gli stessi sono conformi o meno ai termini ed alle condizioni contenute nel testo del credito, secondo quanto sancito dalle norme ed usi uniformi (NUU), relative ai crediti documentari della Camera di Commercio internazionale
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eseguire la prestazione promessa a favore del beneficiario.
Va sottolineato che l'impegno alla prestazione sussiste solo in presenza dei documenti richiesti dal testo del credito che dovranno essere presentati entro i termini di validità, (expiry date) nel luogo indicato per l'utilizzo e corrispondenti a tutte le condizioni fissate nel credito, secondo quanto sancito dalle NUU.
Nel caso in cui questo non si verifichi, verrebbe meno l'impegno della banca emittente, della eventuale banca confermante e/o della banca designata.
RESPONSABILITA' DELLA BANCA EMITTENTE E DELLA BANCA CONFERMANTE
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Eseguire la prestazione promessa, alla scadenza prevista
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Esaminare i documenti presentati, entro un periodo di tempo non eccedente i 7 giorni lavorativi, successivi alla data di presentazione, per accertarne la conformità
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Decidere, esclusivamente sulla base dei documenti, se questi nella forma appaiono conformi ai termini e alle condizioni del credito
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Informare il beneficiario, entro il settimo giorno lavorativo successivo a quello di ricezione dei documenti, nel caso di riscontro di irregolarità nei documenti
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Specificare tutte le discordanze riscontrate, precisando se i documenti vengono restituiti o se sono tenuti a disposizione di chi li ha presentati.
RESPONSABILITA' DELLA BANCA AVVISANTE
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La banca che notifica l'emissione di un credito documentario, inviando il testo dello stesso e una lettera accompagnatoria (la lettera di notifica), non si assume alcun impegno e responsabilità circa l'esecuzione della prestazione.
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L'unico impegno a cui è tenuta è quello di adottare una ragionevole cura nel controllare l'apparente autenticità del credito e di avvertire immediatamente il beneficiario del ricevimento del credito a suo favore.
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In fase di utilizzo del credito, la banca avvisante non è tenuta ad esaminare i documenti che gli vengono presentati. Questo non significa, però, che non sia tenuta a prestare l'assistenza dovuta e quindi a segnalare eventuali irregolarità nei documenti che potrebbero compromettere l'incasso.
10 REGOLE DA SEGUIRE
L'esportatore dovrà quindi adoperarsi per non vanificare i vantaggi che gli derivano da questo mezzo di pagamento: la certezza del pagamento e la possibilità di programmare la produzione.
Come? Seguendo alcune piccole regole che possiamo sintetizzare in dieci punti:
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1. Prendere accordi preliminari su come deve essere emesso il credito, dando le indicazioni alla controparte in fase contrattuale.
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2. Esaminare il testo del credito non appena si riceve la notifica da parte della banca al fine di verificare se è stato emesso secondo gli accordi presi, e se si è in grado di rispettare tutti i termini e le condizioni fissate.
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3. Richiedere eventuali modifiche nel caso non si sia in grado di ottemperare anche ad una sola condizione prescritta dal credito.
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4. Predisporre la merce per tempo con contemporaneo avviso allo spedizioniere per il ritiro della stessa, entro i termini previsti dal credito e secondo quanto indicato nello stesso.
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5. Porre attenzione alle eventuali istruzioni speciali contenute nel testo del credito documentario.
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6. Essere precisi nella redazione dei documenti e nella loro presentazione, al fine di rispettare la conformità e la concordanza a quanto richiesto.
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7. Essere rapidi per ottenere, il più presto possibile, tutti i documenti richiesti nel credito documentario.
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8. Controllare che tutti i documenti - quelli emessi direttamente in azienda (es. la fattura) e quelli predisposti da altri (documenti di trasporto, di assicurazione e altri certificati) - siano conformi a quanto indicato nel credito e che i dati contenuti in essi non contrastino tra di loro.
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9. Essere puntuali nel presentare tutti i documenti entro i termini di validità del credito.
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10. Ritirare la ricevuta di presentazione dei documenti con data di ricezione apposta dalla banca (designata/confermante o avvisante) e firma.
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