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Citazione presso un tribunale straniero: che fare?

Se un'azienda riceve la notifica di un atto di citazione all'estero (rogatoria) deve svolgere una serie di adempimenti e di valutazioni con la massima tempestività. Infatti, in assenza di costituzione in giudizio si rischierà che la sentenza sia emessa in contumacia e sia successivamente eseguita in Italia, laddove ci siano accordi per tale riconoscimento con il Paese di controparte e in alcuni casi, in base alle previsioni del diritto privato italiano, anche quando tali accordi non vi siano.

Accade sempre più spesso che le aziende italiane, non avendo previsto nei loro contratti quale tribunale debba regolare eventuali controversie, o accettando le condizioni contrattuali delle controparti che eleggevano all'estero tale tribunale, si trovino a dover fronteggiare l'esperienza di una citazione presso un tribunale straniero.

1. Rispettare le scadenze

Molti imprenditori, leggendo la data dell'udienza, tralasciano fino alle ultime settimane o in alcuni casi, addirittura fino agli ultimi giorni, di occuparsi del caso. Pertanto, quando si rivolgono a un legale, possono essere già scaduti i termini per esercitare particolari diritti che sono subordinati al rispetto del deposito delle difese ben prima della data indicata per l'udienza (ciò avviene anche in Italia).

In particolare, si dovrà tenere presente che vi è un termine importante che scade prima della data dell'udienza indicata nella rogatoria. Solo chi presenta la propria difesa entro tale termine può fare una domanda riconvenzionale chiedendo, ad esempio, il risarcimento dei danni che si possono pretendere dal soggetto che ha fatto la citazione in giudizio (in Italia tale termine è di 20 giorni liberi prima della data dell'udienza).

Decaduto tale periodo il convenuto in giudizio può solo difendersi, ma non potrà chiedere a sua volta risarcimenti nello stesso giudizio né pretendere l'adempimento di altre obbligazioni nei confronti del medesimo attore, per cui avrà un minore potere contrattuale e, in caso voglia ottenere un risarcimento, dovrà percorrere un iter più complesso, citando la controparte in separato giudizio.

2. Scegliere il legale

Per preparare una buona difesa bisognerà trovare un avvocato nel Paese dove si svolgerà il procedimento. Questa ricerca può far perdere del tempo: non si trova facilmente un avvocato ben preparato in grado di comunicare agevolmente.

Uno studio legale che abbia dei corrispondenti all'estero può essere un valido supporto sia per l'azienda sia per il suo legale che l'assiste negli affari ordinari. E' infatti di fondamentale importanza che un legale italiano (interno o esterno all'azienda) riesca a comunicare e a interfacciarsi con il collega straniero per valutare assieme le opportunità e le eventuali differenze tra il nostro sistema e le nostre aspettative e le pratiche del Paese di controparte.

È buona norma chiedere un preventivo allo studio che seguirà il caso, tenendo conto che in genere si deve versare un fondo spese all'inizio dell'incarico, ma nella casistica internazionale molti studi richiedono il pagamento anticipato dell'intera parcella, riservandosi eventuali conguagli per le spese e, se del caso, per la restituzione della differenza.
All'estero è molto diffuso il sistema di pagamento su base oraria, ma in sostanza non si giunge a parcelle più modeste di quelle pagate in Italia.

3. Inviare la procura legalizzata

L'avvocato incaricato del caso avrà solo la copia dell'atto di citazione ricevuto dal cliente, ma per esaminare i documenti depositati presso il tribunale a riprova delle affermazioni dell'attore dovrà esibire una procura che ne attesti l'incarico.

Tale procura deve essere legalizzata: in genere è possibile ottenere la legalizzazione della procura presso il consolato del Paese in cui avviene il giudizio (presso alcuni consolati i tempi sono particolarmente lunghi, e ciò può comportare serie conseguenze sui termini previsti per costituirsi e per difendersi).
In alcuni casi, se gli accordi internazionali lo permettono, è possibile anche ottenere la legalizzazione presso un notaio.

4. Raccogliere, tradurre e inviare la documentazione

Come già sottolineato, l'avvocato straniero incaricato della difesa per poter agire in modo efficace dovrà avere il tempo di studiare la documentazione e di richiedere ulteriori delucidazioni o documentazioni al cliente italiano, al fine di completare il documento di difesa.
Questo scambio non potrà essere espletato in qualche giorno, ma sarà bene prevedere un periodo di almeno due settimane dopo che è stato perfezionato l'incarico.

La documentazione che può essere esibita in tribunale comprende fax e e-mail, oltre naturalmente a documenti originali, raccomandate, telegrammi, telex, contratti, ecc. Se la documentazione è in una lingua diversa da quella del Paese in cui deve avvenire il giudizio, sarà necessario che i documenti siano tradotti in tale lingua.
Ciò comporterà inevitabilmente un aumento di costi per la traduzione e una necessità di tempi più lunghi per preparare la difesa.

I documenti, ancorché in forma di fax o e-mail, devono comunque essere copie degli originali e non possono essere inviati con il sistema "inoltra" della posta elettronica, per cui non si potranno inviare in tale forma all'avvocato, né dovranno essere copiati con lo scanner sul testo stesso dell'e-mail che sia indirizzata all'avvocato.
Ciascun documento dovrà pertanto comparire come fu inviato, singolarmente, per evitare vi siano contestazioni sulla sua attendibilità e sulla conservazione della sua integrità.

Si tenga presente che la fase istruttoria non dura per tutto il processo e che nelle udienze successive ad essa non è più possibile presentare nuove prove. Ciò significa che la documentazione di cui ci si vuole avvalere dovrà essere prudenzialmente raccolta tutta al momento in cui si redige il primo documento di difesa.

5. Richiedere indennizzi

Per quanto concerne eventuali richieste relative a indennizzi del danno, si consiglia di attenersi a danni dimostrabili con perizie e con documentazioni già a disposizione dell'azienda citata. Infatti nella fase in cui si dovrà procedere a fornire la prova del danno tali documenti e perizie saranno necessari.

La richiesta di indennizzi che poi non possa essere seguita dalla prova del danno e dalla sua quantificazione data da documentazioni o perizie comporta, oltre al mancato riconoscimento dell'indennizzo, un inutile esborso economico, posto che spesso il valore delle spese di giudizio è calcolato sul valore della somma delle domande presentate dalle parti.

Avv. Vartui Kurkdjian