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AEO: benefici e processo di certificazione

La Commissione Europea, con la comunicazione 452 del 2003, ha presentato una serie di misure utili ad aumentare l’efficacia e il coordinamento dei controlli di sicurezza dei traffici commerciali internazionali. 

Tali misure sono state introdotte nell’ordinamento comunitario con l’emendamento sicurezza al codice doganale comunitario (Regolamento 648/2005) pubblicato nella GUUE del 4 maggio del 2005 e hanno apportato tre principali elementi di novità:

  1. L’obbligo di comunicazione preventiva delle operazioni di importazione/esportazione da parte degli operatori economici (dichiarazione sommaria di entrata e di uscita: ENS, EXS).
  2. La facilitazione commerciale per gli operatori affidabili e a tal fine certificati AEO/OEA (Operatore economico autorizzato).
  3. L’introduzione a livello comunitario di un set di criteri uniformi per l’analisi dei rischi (associando a un medesimo grado di rischio una medesima risposta in termini di controllo da eseguire). A tal fine è stato istituito un sistema di identificazione mediante il codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) che permette di individuare un operatore economico in tutto il territorio comunitario e di associargli uno specifico grado di rischio/affidabilità.

La certificazione AEO bilancia quindi l’esigenza di un maggiore controllo sulla sicurezza delle spedizioni con l’esigenza di facilitare il commercio legittimo andando a ridurre il numero di controlli per le spedizioni trattate da operatori affidabili.

Diverse tipologie di certificazione AEO

a) Certificato AEOC (Customs) – Semplificazioni doganali

Per fruire delle semplificazioni previste dalla normativa doganale.

b) Certificato AEOS (Security) – Sicurezza

Per beneficiare di agevolazioni sotto l’aspetto dei controlli doganali di sicurezza per operazioni in entrata e in uscita di merci dal territorio doganale.

c) Certificato AEOF (Full) – Semplificazioni doganali/Sicurezza

Per fruire sia delle semplificazioni doganali, sia delle agevolazioni sui controlli di sicurezza.

Benefici dello Status AEO/OEA

L’articolo 5a del regolamento 648/2005 da la possibilità agli Stati membri di garantire lo status di AEO/OEA all’operatore economico che rispetti alcuni precisi standard di: compliance doganale, tenuta delle scritture contabili, solvibilità finanziaria, conformità ad elevati standard in materia di sicurezza.

 Una volta ottenuto lo status di AEO/OEA l’operatore economico può spendere la sua certificazione sull’intero territorio comunitario beneficiando delle semplificazioni previste indipendentemente dal paese in cui viene effettuata l’operazione doganale. I benefici connessi alla certificazione sono stati puntualmente elencati negli “Orientamenti Comunitari”:

  • riduzione dei controlli documentali, scanner e fisici (Certificati AEOC, AEOS, AEOF)
  • trattamento prioritario delle spedizioni se selezionate per il controllo (Certificati AEOC, AEOS, AEOF)
  • indicazione, da parte dell’operatore, del luogo presso cui effettuare i controlli (Certificati AEOC, AEOS, AEOF)
  • procedura agevolata nell’ottenere le semplificazioni doganali attualmente previste dal CDC (Certificati AEOC, AEOF)
  • numero ridotto di dati per le dichiarazioni sommarie a decorrere dal 1° luglio 2009 (Certificati AEOS, AEOF)
  • comunicazione preventiva dell’esito positivo del circuito doganale di controllo sulla dichiarazione sommaria a decorrere dal 1° luglio 2009 (Certificati AEOS, AEOF)
  • mutuo riconoscimento dei programmi di sicurezza con Paesi terzi (Certificati AEOS, AEOF).

Pare opportuno segnalare come il beneficio maggiormente interessante collegato alla certificazione, ossia i ridotti controlli fisici e documentali sulle merci trattate dall’azienda, aumenterà all’aumentare del numero di operatori certificati, in quanto, ad un  maggior numero di operatori certificati corrisponderà una maggiore concentrazione dei controlli sugli operatori non certificati e quindi aumenterà il rischio di verifica per gli operatori non AEO.

  1. I benefici per gli importatori sono connessi alla riduzione dei controlli e alla maggiore fluidità della catena logistica con la conseguenza indiretta di poter pianificare con maggiore certezza i tempi di approvvigionamento dall’estero. Ad una riduzione dei controlli corrisponde inoltre una riduzione dei costi associati ai tempi di sdoganamento e alle verifiche da parte dell’amministrazione doganale.
  2. I benefici per gli esportatori sono invece principalmente collegati alla prospettiva di una crescita del numero di accordi di mutuo riconoscimento della certificazione AEO e quindi alla possibilità di beneficiare della riduzione dei controlli anche oltreconfine garantendo una consegna più rapida al cliente. Un ulteriore vantaggio indiretto è il miglioramento dell’immagine del soggetto certificato; un operatore AEO non è affidabile solo per l’amministrazione doganale, ma anche nella percezione che hanno di lui i partner commerciali.
  3. I benefici per gli operatori logistici sono collegati a una migliore immagine commerciale e alla possibilità di non interrompere la catena degli operatori certificati (nel caso in cui i loro committenti siano operatori certificati pretenderanno la certificazione dei fornitori di servizi logistici in modo da ottimizzare i vantaggi della certificazione).

Audit e standard di riferimento

L’attività di audit effettuata da parte del team dell’Agenzia delle Dogane si sviluppa in una serie di aree.

Informazioni sull’operatore

  • Sede e filiali
  • Organigramma e responsabile delle questioni doganali
  • Numero di importazioni e totale diritti doganali liquidati
  • Paesi partner commerciali
  • Sistema di classificazione doganale (interno, esterno, file prodotti con aliquote, revisione annuale classificazioni)
  • Regole di origine preferenziale (controllo delle regole, controllo emissione certificati EUR1 e dichiarazioni su fattura)
  • Licenze (sistema di controllo dell’obbligo di licenza all’esportazione e all’importazione, conservazione copie, controllo scadenza validità)
  • Controllo dazi antidumping
  • Sistema utilizzato per il calcolo del valore in dogana (compilazione DV1).

Osservanza degli obblighi doganali

La comprovata osservanza degli obblighi doganali è considerata adeguata se nel corso degli ultimi tre anni che precedono la presentazione della domanda non è stata commessa un’infrazione grave o infrazioni ripetute alla regolamentazione doganale da parte di una delle seguenti persone:

  • richiedente
  • persone responsabili della società del richiedente o che ne esercitano il controllo della gestione
  • se del caso, il rappresentante legale del richiedente in materia doganale
  • persona responsabile delle questioni doganali nella società del richiedente.

Gestione delle scritture commerciali e relative ai trasporti che consenta adeguati controlli doganali

Per permettere alle autorità doganali di stabilire l’esistenza di un efficace sistema di scritture contabili il richiedente si conforma ai seguenti obblighi:

  • utilizzare un sistema contabile compatibile con i principi contabili applicabili nello Stato membro in cui è tenuta la contabilità
  • permettere l’accesso fisico o elettronico alle scritture doganali e, se del caso, relative ai trasporti all’autorità doganale
  • disporre di un sistema logistico che permetta di distinguere tra merci comunitarie e non comunitarie
  • disporre di un’organizzazione amministrativa che corrisponda al tipo e alla dimensione dell’impresa e che sia adatta alla gestione dei flussi di merci, e di un sistema di controllo interno che permette di individuare le transazioni illegali o fraudolente
  • all’occorrenza, disporre di procedure soddisfacenti che permettono di gestire le licenze e le autorizzazioni relative alle misure di politica commerciale o agli scambi di prodotti agricoli
  • disporre di procedure soddisfacenti di archiviazione delle scritture e delle informazioni dell’impresa e di protezione contro la perdita dei dati
  • assicurare che i dipendenti siano consapevoli della necessità di informare le autorità doganali ogniqualvolta incontrino difficoltà nell’ottemperare alle norme doganali e prendano idonei contatti per informarne le autorità doganali
  • organizzare misure adeguate di sicurezza delle tecnologie dell’informazione utilizzate per proteggere il sistema informatico del richiedente contro qualsiasi manipolazione non autorizzata e proteggere la sua documentazione.

Comprovata solvibilità finanziaria

La solvibilità deve poter essere attestata per gli ultimi tre anni. La situazione finanziaria per essere considerata sana deve permettere al richiedente di adempiere alle proprie obbligazioni, tenendo debitamente conto delle caratteristiche del tipo di attività commerciale.

Appropriate norme di sicurezza

  • Gli edifici utilizzati nell’ambito delle operazioni oggetto del certificato sono costruiti con materiali che offrono resistenza contro un accesso non autorizzato e forniscono protezione contro le intrusioni illecite
  • Le misure di controllo devono poter prevenire un accesso illegale alle zone di spedizione, alle banchine di carico e alle zone di trasporto
  • Le misure relative alla manutenzione delle merci si estendono alla protezione contro l’introduzione, la sostituzione o la perdita di materiali e l’alterazione di unità di trasporto
  • Se applicabile, sono attuate procedure per garantire la gestione delle licenze di importazione/esportazione di merci sottoposte a divieti o restrizioni e distinguere queste ultime da altre merci
  • L’operatore economico ha adottato misure che permettono di individuare chiaramente i suoi partner commerciali, in modo da rendere sicura la catena internazionale di approvvigionamento
  • L’operatore economico effettua, nella misura consentita dalla legge, un’indagine di sicurezza presso i futuri lavoratori dipendenti che occuperanno posti sensibili sotto l’aspetto della sicurezza ed effettua controlli periodici dei precedenti
  • L’operatore economico assicura che il proprio personale partecipi fattivamente ai programmi di sensibilizzazione alla sicurezza.

Pre-audit e autovalutazione

Il pre audit è da considerare come una consigliabile attività di autovalutazione interna effettuata da parte dell’operatore economico in vista della certificazione AEO/OEA. Si tratta in buona sostanza di una verifica puntuale del grado di affidabilità per quanto riguarda le diverse voci di audit presenti nelle linee guida comunitarie. A tal proposito può costituire un’utile traccia il questionario di autovalutazione messo a disposizione dalla Commissione Europea.

Seguono alcuni esempi di documenti, indicati nel programma pilota di certificazione, che i funzionari delle Dogane potrebbero eventualmente richiedere per la comprensione dei sistemi aziendali in materia di dogana e sicurezza e che sarebbe opportuno predisporre prima della certificazione:

  • Elenco dati statistici richiesti nella check-list
  • Presentazione generale della società
  • Certificato della camera di commercio
  • Casellario giudiziario soggetto richiedente
  • Registro Aziendale relativo alle procedure domiciliate Import
  • Certificazione di Bilancio della società
  • Certificato ISO 9001/2000
  • Certificato ISO 14001/2004
  • Certificato di prevenzione Incendi rilasciato dai Vigili del Fuoco
  • Certificato IATA – che certifica che l’Agente ha soddisfatto gli standards professionali richiesti dall’Associazione
  • Attestato di Agente Regolamentato – attestante il rispetto delle procedure riportate nella “scheda 3” del Programma Nazionale di Sicurezza
  • Bilancio completo delle Note Integrative, relazione degli Amministratori e dei Sindaci al 31/12/06
  • Elenco procedure ISO e manuale procedure ISO
  • Presentazione attività dell’Ufficio Audit Interno
  • Schema del flusso Operativo Export e del Flusso Dati Contabili
  • Manuale sulle voci di fatturazione
  • Piano di Sicurezza della società
  • Manuale sulla Privacy di cui al D. Legislativo 196/03
  • Documento relativo alle procedure di Disaster Recovery ed alla sicurezza informatica.

Pier Paolo Ghetti