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Requisiti e condizioni di rilascio del certificato AEO

Per ottenere lo status europeo AEO l'operatore economico deve presentare istanza e rispettare i requisiti stabiliti dalla normativa.

Gli Orientamenti comunitari pubblicati nel documento della Commissione Europea TAXUD/1450/2006 non hanno natura vincolante, ma costituiscono le linee guida di carattere operativo utilizzate in tutti gli Stati membri.

Queste, in sintesi, le condizioni - requisiti da rispettare:

  • permettere all'autorità doganale l'accesso fisico o elettronico alle scritture doganali e, se del caso, relative ai trasporti
  • disporre di un efficace sistema di scritture contabili che consenta adeguati controlli doganali, di procedure soddisfacenti di archiviazione delle scritture e delle informazioni dell'impresa e di protezione contro la perdita dei dati
  • disporre di una organizzazione amministrativa che corrisponda al tipo e alla dimensione d'impresa e che sia adatta alla gestione dei flussi di merci e di un sistema di controllo interno
  • situazione finanziaria sana, sufficiente per permettere al richiedente di adempiere alle proprie obbligazioni, tenendo conto delle caratteristiche del tipo di attività commerciale (la solvibilità del richiedente è attestata per i tre anni antecedenti alla presentazione dell'istanza)
  • gli edifici utilizzati nell'ambito delle operazioni oggetto del Certificato forniscano protezione contro le intrusioni illecite e siano attuate misure di controllo adeguate per prevenire accessi non autorizzati alle zone di spedizione, alle banchine di carico e alle zone di trasporto
  • adottare misure che permettano di individuare chiaramente i partner commerciali, in modo da rendere sicura la catena internazionale di approvvigionamento
  • all'occorrenza disporre di procedure soddisfacenti che permettano di gestire le licenze e le autorizzazioni relative alle misure di politica commerciale o agli scambi di prodotti agricoli
  • disporre di un sistema logistico che permetta di distinguere tra merci comunitarie e merci non comunitarie (requisito non richiesto per ottenere il Certificato AEOS Sicurezza).

Verifica dei requisiti e delle condizioni

La valutazione per il riconoscimento dei requisiti e delle condizioni si basa su un controllo preventivo simile a quello finora effettuato, a livello nazionale, con le procedure di audit doganale delle imprese.
Le attività di audit consentono di avere una conoscenza approfondita dell'operatore e un quadro circostanziato della sua attività.

L'Agenzia terrà conto delle informazioni di cui è già in possesso a seguito di controlli, nonché di preesistenti autorizzazioni doganali, certificazioni in materia di sicurezza rilasciate da altre Autorità ed Enti e tutte le altre informazioni operative a disposizione.

PROCEDURA DI RILASCIO DI UN CERTIFICATO AEO

Il procedimento amministrativo relativo al rilascio (o diniego) di un Certificato AEO si compone di due fasi:

  • l'istruttoria relativa alla accettazione (o non accettazione) dell'istanza e relativa comunicazione agli Stati membri
  • l'istruttoria relativa al rilascio di un Certificato AEO (o al rigetto di una istanza AEO) e relativa comunicazione agli Stati membri.

Con nota prot. 2336/ACVCT del 29 ottobre 2007, sono state fornite le prime istruzioni relative al flusso procedurale previsto per la trattazione delle istanze AEO.

Modello di istanza

L'istanza per l'ottenimento di un Certificato AEO deve essere redatta in formato elettronico.
L'istanza ed i relativi allegati devono essere attualmente presentati in formato cartaceo (allegato 1).
L'istanza deve essere dettagliatamente compilata da parte del richiedente e/o del rappresentate legale del richiedente; nel caso di persona giuridica, per richiedente si intende il titolare o il presidente della società.

All'istanza devono essere allegati i seguenti documenti:

  • certificato camerale, comprensivo del nulla osta antimafia. I professionisti presenteranno copia dell'iscrizione al rispettivo albo professionale
  • dichiarazione di cui all'allegato 2) alla presente circolare (Informazioni integrative dell'istanza AEO)
  • dichiarazione sostitutiva di atto notorio - di cui all'allegato 3) alla presente circolare - cui va unita la fotocopia di un documento di identità valido.

Il richiedente può allegare all'istanza il questionario di autovalutazione.

Il questionario non è obbligatorio, ma rappresenta un documento di autovalutazione che serve sia all'operatore per verificare in anticipo il possesso dei requisiti richiesti ed apportare eventuali miglioramenti alla propria organizzazione prima della presentazione dell'istanza, sia all'Ufficio delle dogane per facilitare la successiva attività di audit.

Presentazione dell'istanza

L'istanza deve essere presentata presso l'Autorità doganale dello Stato membro in cui il richiedente detiene la contabilità principale relativa alle operazioni doganali svolte e in cui è effettuata almeno parte delle operazioni oggetto del Certificato AEO.

L'elenco degli Uffici delle Dogane ove è possibile presentare l'istanza per ottenimento di un Certificato AEO è pubblicato sul sito dell'Agenzia delle Dogane. 

Esame dell'istanza

L'Ufficio delle dogane competente verifica l'istanza, l'allegato 2, la dichiarazione sostitutiva di atto notorio (o le dichiarazioni sostitutive) di cui all'allegato 3). Ai sensi dell'art. 14 septies delle DAC, l'istanza non è accettata se:

  • l'istanza e/o i relativi allegati non contengono gli elementi obbligatori richiesti
  • l'istanza e i relativi allegati non sono stati presentati all'Autorità doganale competente intesa sia come Stato membro che come Ufficio delle dogane competente sul territorio nazionale
  • al momento della presentazione dell'istanza, il richiedente è stato condannato anche con sentenza di primo grado per un reato grave connesso con la sua attività economica o è in corso una procedura fallimentare
  • al momento della presentazione dell'istanza il/i rappresentante/i legale/i e, ove nominato, il rappresentante in materia doganale è stato condannato, anche con sentenza di primo grado per una violazione grave alla regolamentazione doganale e connessa alla sua attività
  • l'istanza è presentata entro tre anni dalla revoca di un Certificato AEO precedentemente rilasciato da un qualsiasi Stato membro.

In merito ai punti 1) e 2) si precisa che, qualora l'Ufficio delle dogane competente constati che l'istanza non è completa o manchino uno o più allegati richiesti, invita il richiedente o il rappresentante legale, entro 30 giorni di calendario dalla ricezione dell'istanza, a fornire le informazioni necessarie indicando i motivi della richiesta.

L'esistenza di eventuali procedimenti penali pendenti è accertata dall'Ufficio richiedendo il Certificato del casellario giudiziale e il Certificato dei carichi pendenti alla competente Procura della Repubblica.

Qualora il richiedente e/o il rappresentate legale non siano in grado di fornire gli elementi o i documenti richiesti o qualora le strutture dell'amministrazione doganale verifichino l'esistenza dei motivi ostativi, vengono registrati sul sistema informatico doganale dell'Agenzia delle Dogane AIDA i dati relativi all'istanza e alla proposta di diniego all'accettazione della stessa indicandone le motivazioni.

L'URDF, dopo averne verificato i presupposti, procede formalmente alla non accettazione dell'istanza, dandone comunicazione al richiedente o al rappresentate legale e indicando i termini per l'eventuale ricorso gerarchico al Direttore dell'Area Centrale Gestione Tributi e Rapporto con gli Utenti e per l'eventuale impugnativa giurisdizionale innanzi al TAR.

Qualora invece l'istanza contenga tutti gli elementi richiesti, l'Ufficio delle dogane registra sul sistema informatico AIDA, entro 5 giorni lavorativi a decorrere dalla data di ricezione dell'istanza, tutti i dati in essa contenuti nonché la proposta di accettazione della stessa.

L'URDF, qualora non vi siano motivi ostativi, provvede a informare gli altri Stati membri entro 10 giorni lavorativi dalla data di ricezione dell'istanza da parte dell'Ufficio delle dogane.

Tale comunicazione avviene registrando i dati relativi all'istanza nella banca dati comunitaria AEO.