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Rispondere a una Request For Proposal

Le Banche Multilaterali di Sviluppo inviano la Request for Proposal alle società di consulenza inserite nella short list per invitarle a formulare l'offerta tecnica e quella economica definitive.

In caso di Procurement Notice di una Banca Multilaterale di Sviluppo:

  • tutti i fornitori di beni e lavori che acquistano i documenti di gara possono presentare la loro offerta (bid)
  • solo i consulenti inseriti nella "lista corta" (short list) vengono invitati con una Request for Proposal (RFP) a presentare una proposta vera e propria con offerta tecnica e economica.

La corrispondenza fra agenzie implementanti dei progetti e società che competono per i contratti, avviene normalmente via e-mail.
Molto probabilmente sarà quindi un'e-mail ad avvertire la società che è stata inserita nella "lista corta" per la presentazione di un'offerta di consulenza riguardo al contratto per il quale aveva presentato una EOI e la RFP sarà allegata all'e-mail.
Alternativamente la RFP verrà inviata all'indirizzo della società via posta o posta celere.

In entrambi i casi (a meno che non si tratti di siti specifici per l'e-procurement) la proposta dovrà essere presentata sempre in forma cartacea rigorosamente entro la data e l'ora specificata nella RFP.

Di solito la RFP si compone di:

  • Letter of Invitation (LOI)
  • Instructions to Consultants (ITC) che contengono il Technical Data Sheet (TDS)
  • Terms of Reference (TOR)
  • Condizioni standard di contratto
  • Modello standard della proposta finanziaria
  • Modello standard della proposta tecnica.

La LOI conterrà fra l'altro la lista delle società che sono state invitate a presentare la proposta e il metodo di selezione prescelto per la valutazione delle offerte.
Il più frequente è il Quality and Cost Based Selection (QCBS), ma può essere Quality Based Selection (QBS), Fixed Budget (FB) o Consultant Qualifications Selection (CQS).

Le ITC sono standard, ma il TDS no e contiene la maggior parte delle informazioni importanti per la corretta redazione della proposta:

  • il "level of effort" stimato (solitamente in termini di mesi uomo) o il budget anticipato per l'esecuzione del contratto; ma non entrambi i dati (questo rende la competizione più interessante)
  • particolari sui criteri di valutazione
  • il punteggio assegnato alla valutazione tecnica e a quella finanziaria. Ad esempio, nel QCBS la proporzione delle due valutazioni è di solito rispettivamente 80% tecnica, 20% finanziaria o 70% tecnica, 30% finanziaria
  • l'autorizzazione o meno ad associarsi fra società inserite nella short list nella presentazione della proposta
  • la scadenza per la presentazione dell'offerta
  • il numero di copie richieste e come devono essere imbustate e marcate
  • l'indirizzo al quale inviare l'offerta
  • l'ora e il luogo dell'apertura pubblica delle offerte.

La proposta tecnica

La proposta tecnica, in linea con il modello contenuto nella RFP, inizierà con la lettera formale di presentazione della proposta e con le referenze societarie.

Seguiranno i commenti ai TOR che hanno lo scopo di evidenziare la comprensione da parte del consulente degli obiettivi da raggiungere (ma permettono anche di inserire suggerimenti personali) e la parte descrittiva della metodologia e del piano di lavoro.

La proposta tecnica comprende poi la composizione del team, i compiti assegnati ad ognuno e i Curricula Vitae.

Per concludere la tempistica degli interventi dei professionisti impegnati e delle attività di consulenza da esplicare nell'esecuzione del contratto. Generalmente verranno indicati nel modello la lunghezza prevista per ogni fase, alla quale sarà opportuno attenersi.

La proposta finanziaria

Anche la proposta finanziaria seguirà il modello contenuto nella RFP e inizierà con la lettera formale di presentazione della proposta che conterrà:

  • il sommario dei costi previsti
  • la suddivisione dei prezzi delle singole attività di consulenza
  • la suddivisione delle remunerazioni dei consulenti per le singole attività di consulenza
  • l'elenco delle spese da rimborsare.
  • Il contratto potrà essere a costo orario (time based) o a forfait (lump sum).

Può essere utile ricordare che, nel calcolo del costo dei consulenti, vanno inclusi: salario di base, spese generali, compenso, oneri sociali e indennità per il lavoro all'estero.

Nel calcolo del costo delle attività e dei costi rimborsabili si ricorda di considerare:

  • personale espatriato e locale
  • viaggi e trasporti interni
  • diaria
  • comunicazioni
  • affitto uffici e macchine da ufficio
  • stampa di rapporti, brochure o altro
  • visti, vaccinazioni, assicurazioni, spedizioni, tasse
  • traduzioni
  • contingenze (di solito pari al 10% o 15% del prezzo totale di offerta).

Di solito viene richiesto un periodo di validità della proposta di almeno 60 giorni, ma sono frequenti le richieste di estensione.
Raramente ci sarà la richiesta di una fideiussione bancaria a garanzia dell'offerta.
Si possono richiedere chiarimenti sulla RFP fino alla data riportata nel TDS (di solito fino a 15 giorni prima dell'apertura delle offerte).

Particolare attenzione meritano le modalità di presentazione delle due offerte (tecnica e finanziaria) che andranno inserite in buste separate, marcate, sigillate e, a loro volta, inserite in una busta più grande.

In caso di selezione si verrà invitati a negoziare il contratto: a definire TOR, composizione del team e prezzo (ma non il compenso dei consulenti che rimane quello fissato dalla proposta).
Eventuali variazioni di prezzo, quindi, sono dovute unicamente alle variazioni di TOR e di composizione del gruppo o di carichi di lavoro all'interno del gruppo.

Di solito non viene richiesta una fideiussione bancaria a garanzia dell'esecuzione del contratto.

Antonietta Poduie