Bandi UE nel mondo | I contratti di servizi

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Secondo appuntamento della rubrica dedicata alle azioni che l'Unione Europea finanzia al di fuori dei suoi confini attraverso i bandi europei indetti dalla Direzione dei Partenariati Internazionali della Commissione Europea (DG INTPA).

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I contratti di servizi finanziati dall’Unione Europea attraverso i fondi di DG INTPA sono regolamentati dalla Practical Guide o ePRAG. DG INTPA, pubblica regolarmente bandi di gara per lo svolgimento di Studi di fattibilità, Assistenza tecnica, Audit e Comunicazione. I contratti che derivano da queste procedure di gara di appalto rientrano all’interno della macro categoria dei contratti di servizi.

Natura dei contratti di servizi finanziati da DG INTPA

Gli Studi sono progetti in cui la società di consulenza identifica o predispone i documenti preparatori di un altro progetto, studi di fattibilità, studi di mercato o studi tecnici su un determinato settore in un paese fuori dai confini UE.

Hanno in genere una durata di circa 6 – 12 mesi e, spesso, sono preparatori a un successivo progetto di assistenza tecnica. Un esempio di questo tipo di contratti è “Identification and formulation mission to support the development of the 1st Economic Governance Action programme in Vietnam”. L’obiettivo di DG INTPA, con questa gara di appalto, è quello di selezionare una società di consulenza che possa procurargli un team di esperti per identificare e formulare possibili interventi da finanziare in campo macro economico e in tema di finanze pubbliche per rinforzare la “Governance” del Vietnam sia a livello centrale che regionale e distrettuale.

I contratti di assistenza tecnica sono progetti complessi e solitamente di una durata maggiore degli studi, dove la società di consulenza fornisce esperti che intervengono su varie tematiche a seconda dell’obiettivo del contratto.

Un esempio di contratto di assistenza tecnica può essere il recente “Technical Assistance to the EU-Indonesia Cooperation Facility (EUICF)”. L’obiettivo di questo contratto è quello di avere un team di consulenti che lavori insieme allo staff della Delegazione dell’Unione europea in Indonesia per circa 36 mesi per rinforzare la cooperazione delle due parti (UE e Indonesia) su diverse tematiche: promuovere gli interessi e i valori dell’UE nel paese quali parità di genere, diritti umani, sensibilità al cambiamento climatico, energie rinnovabili con un particolare focus sui Sustainable Development Goals (SDGs) https://sdgs.un.org/goals promossi dalle Nazioni Unite

Nel bando di gara pubblicato dall’UE, l’autorità contraente specifica la natura del contratto di servizi che può essere di due tipi.

Contratto con prezzo globale (Global price)

In questo tipo di contratto, i pagamenti vengono effettuati dall’autorità contraente sulla base dell’approvazione dei prodotti stabiliti. Infatti, ogni prodotto viene associato a una percentuale del prezzo totale del contratto.

Normalmente i prodotti sono identificati dalle condizioni specifiche del contratto e oltre alla percentuale, viene anche determinato un periodo di consegna. Un prodotto tipico di questi contratti sono gli studi di fattibilità, l’ organizzazione di eventi e la produzione di un documento tecnico.

DG INTPA predilige questo tipo di contratto quando è possibile identificare in anticipo, e quindi dai termini di riferimento del progetto, dei prodotti concreti e quantificabili. Questo tipo di contratto garantisce alla società di consulenza una maggior libertà di organizzazione del lavoro e ripartizione delle attività tra i componenti della squadra di progetto. Il focus è sui prodotti da sviluppare e non sul tempo impiegato dai componenti della squadra di esperti per produrre i prodotti finali.

Contratto con pagamento sulla base degli onorari (fee - based)

Il tempo è l’elemento che governa questo contratto, il pagamento, infatti, è effettuato sulla base di fogli presenze (timesheet) che ogni mese vengono compilati dagli esperti identificati dal contratto sulla base delle giornate lavorative effettuate.

DG INTPA, di solito, opta per questo tipo di contratto quando il progetto è cosi complicato da non poter prevedere o determinare in anticipo i prodotti da produrre e quindi risulta più semplice pagare la società di consulenza a seconda del tempo impiegato sul progetto.

L’UE prevede dei limiti a livello di tempo massimo che un esperto può impiegare su un progetto ogni anno, e vanno tenuti in conto quando si determina il calendario delle attività del progetto. Un esperto impiegato su un progetto non dovrebbe fatturare più di 220 giorni l’anno.

Valore del contratto

Il valore del contratto gioca un ruolo importantissimo in quanto a seconda dell’importo massimo del progetto, DG INTPA dovrà seguire una serie di norme per rispettare le procedure di gara.

  • Per i contratti con un valore pari o superiore a 300,000 €, il bando di gara verrà pubblicato a livello internazionale e la procedura prevede una gara di appalto restrittiva dove in un primo momento chi vuole partecipare alla consegna delle offerte, dovrà presentare una lettera di interesse e dimostrare di avere i requisiti minimi per partecipare. La commissione di valutazione dovrà selezionare da un minimo di 4 a un massimo di 8 partecipanti e invitarli successivamente a preparare una offerta tecnica e finanziaria.
  • I contratti di servizi con un importo tra i 300,000€ e 1,000,000 € possono o seguire la procedura definita sopra, o essere aggiudicati tramite una gara di appalto ristretta ai vincitori di un contratto quadro previamente aggiudicato da varie società di consulenza. Anche i contratti con un importo inferiore ai 300,000€ potranno essere aggiudicati tramite contratto quadro, o l’invito diretto di minimo 3 società di consulenza.  
  • I contratti con un valore uguale o inferiore a 20,000 € possono essere aggiudicati tramite offerta unica. L’autorità contraente può invitare una società specifica a presentare una offerta per un determinato servizio. Naturalmente, la società invitata a presentare la gara sarà obbligata a rispettare una serie di regole di eleggibilità, capacità finanziaria, tecnica e professionale.
  • Per i contratti di un valore inferiore a 2,500 €, DG INTPA può effettuare pagamenti direttamente tramite la presentazione di una fattura, senza bisogno di una offerta tecnica e/o finanziaria.

Sapersi muovere all’interno di questa fitta rete di norme e procedure ci permette di allargare gli orizzonti e accedere a molte opportunità che DG INTPA finanzia nel mondo tramite i contratti di servizi.

Saper identificare un’opportunità è senza dubbio un buon punto di inizio per accedere ai fondi e la conoscenza di queste regole ci permette di preparare bene la nostra offerta e studiare il bando per accedere al fondo. Le gare di appalto, ad esempio, vanno preparate in maniera diversa a seconda della natura del contratto (prezzo globale o su base degli onorari) e conoscere queste differenze ci aiuta ad aumentare le possibilità di successo.

Nella fase di implementazione del progetto è di primaria importanza avere personale interno che conosca le diverse norme giuridiche che regolano le condizioni generali e specifiche dei contratti UE in quanto l’autorità contraente sarà molto attenta a non effettuare pagamenti se la documentazione amministrativa non è impeccabile.

Luca Costa

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