Crediti documentari: come preparare il packing list

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Suggerimenti utili per preparare il packing list nel rispetto delle condizioni del credito e delle disposizioni previste dalle UCP 600 ICC e dalla prassi bancaria internazionale uniforme (pubblicazione ISBP 745 ICC).

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Il packing list (lista dei colli) è un documento che riporta la lista dei colli inclusa in “each shipping package” indicandone la quantità, la descrizione, il peso e il contenuto. E’ solitamente preparato dal mittente delle merci ed inviato al destinatario per la verifica della merce spedita. Viene anche denominato “bill of parcels”, “packing slip” o “unpacking note”.

Packing list: le UCP 600 ICC

Le UCP 600 ICC non riportano indicazioni specifiche su come produrre un Packing List. Il documento va pertanto preparato nel rispetto delle disposizioni dell’art. 14 UCP 600 ICC che riporta i “Criteri generali per l’esame dei documenti”.

Di fondamentale importanza appaiono le disposizioni riportate nel punto f) del suindicato articolo:
”If a credit requires presentation of a document other than a transport document, insurance document or commercial invoice, without stipulating by whom the document is to be issued or its data content, banks will accept the document as presented if its content appears to fulfil the function of the required document and otherwise complies with sub-article 14 (d)“.

L’art. 14, al punto d) segnala che:
“Data in a document, when read in context with the credit, the document itself and international standard banking practice, need not be identical to, but must not conflict with, data in that document, any other stipulated document or the credit.”

Pertanto, il documento in esame, se non è specificato il soggetto emittente, può essere emesso (come peraltro assai frequentemente capita) dal beneficiario che vi riporterà un contenuto in linea con la funzione del documento richiesto: quantità, descrizione, peso e contenuto dei colli spediti. Inoltre i dati indicati possono non essere identici a quanto specificato nel credito o negli altri documenti richiesti, ma non devono essere in conflitto con essi.

Al punto e), l’art. 14 riporta quanto segue:
“In documents other than the commercial invoice, the description of the goods, services or performance, if stated, may be in general terms not conflicting with their description in the credit.”.

Alla luce di ciò, dunque, si può affermare che la descrizione della merce, eventualmente riportata nel documento in esame, può non essere identica a quella del credito, a patto che non sia incompatibile con essa.

Viene inoltre precisato, al punto j), che non è necessaria l’esatta corrispondenza degli indirizzi del beneficiario o dell’ordinante tra i documenti presentati a ciò che è riportato nel credito documentario, ma devono indicare lo stesso Paese che appare nei rispettivi indirizzi presenti nel credito. Tutti gli elementi di contatto (nr. telefono, telefax ecc.) quando fanno parte dell’indirizzo del beneficiario o dell’ordinante non saranno presi in considerazione.

L’art. 14 al punto k), infine, segnala che “il caricatore o mittente delle merci indicato su un qualunque documento può non essere il beneficiario del credito” e ciò, evidentemente, vale anche per il packing list.

Si ricorda, infine, che, sempre l’art. 14, al punto i) riporta che:
“A document may be dated prior to the issuance date of the credit, but must not be dated later than its date of presentation.” Pertanto, anche il packing list può essere eventualmente datato prima della data di emissione del credito.

Packing List: le ISBP 745 ICC

Di seguito si riportano ulteriori indicazioni – non esaustive - in merito alla corretta impostazione del packing list in riferimento a quanto indicato nei paragrafi A39 – A40 (Title of documents and combined documents) e M1-M6 (Packing List, Note or Slip (“Packing List”)) della pubblicazione ISBP 745 ICC.

  • Un documento può essere denominato come da richiesta del credito, con indicazione similare o non essere affatto denominato a patto che il contenuto del documento rispetti la funzione del documento richiesto. Pertanto “a requirement for a “Packing  List” will be satisfied by a document containing packing details whether it is titled “Packing List”, “Packing Note”, “Packing and Weight List”, etc., or bears no title.”
  • I documenti richiesti dal credito devono essere presentati come documenti separati. Se un credito richiede la presentazione, come spesso accade, di un “original packing list and an original weight list”, la richiesta sarà soddisfatta presentando due originali di un documento che riporti “both packing and weight details”.
  • Se un credito richiede la presentazione di un packing list, la richiesta sarà soddisfatta presentando un documento denominato come da credito o con indicazioni similari o non denominato affatto che “fulfils its function by containing any information as to the packing of the goods“.
  • Il packing list deve essere emesso dal soggetto specificato nel credito. Se non è specificato, qualsiasi soggetto può emettere il packing list.
  • Se un credito riporta “specific packing requirements” senza indicare il documento da cui rilevare tali indicazioni, i dati riferiti al “packing of the goods” riportati nel packing list, se presentato, non devono essere in conflitto con essi.
  • Un packing list può indicare un diverso numero e data della fattura, o di “shipment routing” rispetto a quanto indicato in uno o più documenti richiesti dal credito, a patto che il soggetto emittente il packing list non sia il beneficiario.
  • Le banche sono tenute ad esaminare solo i valori totali indicati nel documento, assicurandosi che tali valori non siano in conflitto con quanto riportato nel credito o in altri documenti richiesti.

In conclusione appare opportuno sottolineare che i documenti da presentare in utilizzo di un credito debbano essere preparati nel rispetto delle condizioni del credito, delle disposizioni previste dalle UCP 600 ICC e della prassi bancaria internazionale uniforme, seguendo la relativa gerarchia. La preparazione del packing list richiede, come per tutti i documenti, puntuale attenzione degli operatori.

Domenico Del Sorbo

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