Guida pratica agli appalti internazionali

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Unioncamere Lombardia ha realizzato una guida che aiuta le Pmi a conoscere meglio le Banche Multilaterali di Sviluppo (BMS) e i Bandi Tender dell’Unione Europea.
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Le Pmi italiane sono poco propense a partecipare a un processo di “procurement” multilaterale per aggiudicarsi un “bid”/“tender”. Le linee guida e i documenti di gara adottati sembrano spesso troppo complicati, le trafile burocratiche laboriose, la competizione temibile e l’acquisizione di un contratto poco probabile.

C’è poi la convinzione generale che solo le imprese più grosse o le società di consulenza più affermate possano competere per contratti finanziati dalle Banche Multilaterali di Sviluppo (BMS).

In realtà, ci sono buone occasioni anche per le PMI. Molte aziende italiane sono già attive in campo internazionale, spesso realizzano prodotti di nicchia o lavorano in settori molto specializzati e possono sfruttare dei meccanismi di associazione, agire in funzione di subcontractor oppure fornire, a cordate di imprenditori, l’anello mancante per vincere una commessa.

La guida

Partendo da questa premessa Unioncamere Lombardia ha realizzato una guida che si pone i seguenti obiettivi:

  • offrire strumenti pratici per l’identificazione delle opportunità e per la partecipazione alle gare, distinguendo il percorso seguito dai consulenti da quello seguito dai fornitori e dalle imprese di costruzione
  • presentare le logiche delle gare d’appalto internazionali finanziate dalle BMS e dall’UE
  • fornire indicazioni per imparare a conoscere le istituzioni, le loro politiche di intervento, le linee guida che regolano le acquisizioni.

Vengono forniti esempi pratici: dalle richieste di proposta per consulenti ai documenti di gara per fornitori e costruttori, suggerimenti su come evitare l’insorgere di alcuni problemi legati al “procurement” e su come affrontarli se si presentano.

1. Procurement: seguire le opportunità più promettenti

I progetti finanziati dalle Banche generano i contratti per i quali competere. Si può trattare di un progetto di Assistenza Tecnica del valore di pochi milioni di dollari, di un enorme progetto infrastrutturale o di programmi di intervento pluriennali del valore di diverse centinaia di milioni di dollari.

I progetti in realizzazione possono avere vita molto lunga e continuano a generare opportunità fino a quando non vengono chiusi. Si intuisce quindi il numero astronomico di contratti che vengono aggiudicati annualmente per realizzare questi progetti che coprono virtualmente tutti i settori dell’economia.

Le probabilità di aggiudicazione di un contratto migliorano se, invece di aspettare l’uscita del bando di gara, ci si “attiva” prima cercando di conoscere i progetti nella “pipeline” e individuando le opportunità future.

Dato il numero di Organismi Finanziatori, di progetti e di contratti occorre stabilire delle linee di azione.

Check list

Fonti di informazione
Identificare le fonti più qualificate e aggiornate, interpretandone correttamente il contenuto e selezionando le informazioni attinenti al contratto specifico.

Scelta settori, paesi e progetti
Concentrarsi su quello che si sa fare meglio. La conoscenza diretta del Paese per precedenti esperienze lavorative, o per la presenza di una rappresentanza, costituisce un vantaggio.

Competere per un contratto ha un costo
Valutare la percentuale di successo cercando di conoscere i potenziali concorrenti, studiando accuratamente i documenti disponibili e, a seconda della tipologia di contratto, visitando il paese.

2. Bandi Tender: predisporre un’offerta efficace

Per attuare le politiche comunitarie la Commissione Europea (CE) necessita di una grande varietà di prodotti e servizi: materiali di consumo, consulenze specialistiche, indagini di mercato, servizi di manutenzione, ecc. Ogni anno vengono aggiudicati oltre 9.000 contratti mediante gare pubbliche, dette Tender.

Le ragioni per partecipare possono essere diverse. Il ritorno economico, in primo luogo, ma anche l’opportunità di costituire delle reti di collaborazioni, l’inserimento in liste qualificate di fornitori della Commissione Europea, il prestigio e l’accrescimento delle referenze, l’esperienza internazionale.

La partecipazione ai Tender richiede però molti accorgimenti e spesso la qualità con cui si presenta la propria offerta è importante quanto il contenuto dell’offerta stessa. È per questo consigliabile che all’analisi del bando partecipino differenti figure, tecnici esperti nello specifico ambito della gara in grado di valutare l’oggetto della gara ed esperti amministrativi e legali che analizzino i requisiti formali di partecipazione.

Per l’accesso alle informazioni relative ai Tender il punto di riferimento privilegiato è il sito Internet Tender Electronic Daily (TED). Il sito mette a disposizione un servizio di segnalazione via posta elettronica delle opportunità (previa registrazione e segnalazione dei propri interessi).

Nei Tender è prevista una base d’asta. I proponenti devono presentare quindi un’offerta economica inferiore alla cifra di base, solitamente precisando anche lo sconto. I prezzi devono essere espressi in Euro, al netto dell’IVA o evidenziando l’IVA a parte. Il meccanismo di aggiudicazione prevede premi legati allo sconto rispetto alla base.

Check List

  • La proposta tecnica è completa e predisposta secondo lo schema (se fornito)?
  • La proposta tecnica permette la valutazione secondo i criteri presenti nel Tender?
  • L’offerta economica è redatta secondo le indicazioni fornite. La somma proposta è inferiore alla base d’asta?
  • Tutti gli allegati sono presenti?
  • La documentazione che richiede la firma di un legale rappresentante è stata effettivamente firmata? La documentazione è stata inserita nelle buste secondo le indicazioni del bando?
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