AEO: nuovi processi di audit e oneri di automonitoraggio per le imprese

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Procedimenti amministrativi uniformati per le autorizzazioni AEO ed oneri di autovalutazione annuale per gli operatori qualificati affidabili dall’autorità doganale da consegnare il 31 luglio, a partire da quest’anno.
AEO: nuovi processi di audit e oneri di automonitoraggio per le imprese

Sono queste le grandi novità introdotte dalla Determinazione Direttoriale prot. n. 166081/20 dell’Agenzia Dogane Monopoli, che ricostruisce il sistema degli audit AEO cercando di standardizzarne prassi e processi, mentre onera attivamente gli operatori già autorizzati di un dialogo formale con le Dogane che deve necessariamente compiersi il 31 luglio di ogni anno per il tramite di un questionario (modulo attività automonitoraggio) varato assieme alla nuova decisione qui in commento con il comunicato della Direzione Dogane n. 166085/20.

Su quest’ultimo punto, si osserva che l’impatto della decisione è immediato per tutti i soggetti autorizzati AEO e per quelli che intendono esserlo a breve: la nuova modulistica e le relative modalità applicative, infatti, sono già in vigore e saranno utilizzate per le istanze presentate successivamente a tale pubblicazione e per tutte le attività di riesame avviate successivamente alla medesima data. È inoltre disposto in chiusura della Determinazione Direttoriale che “gli Operatori Economici Autorizzati, a decorrere dal 2020, dovranno utilizzare - entro il 31 luglio di ciascun anno - il modulo per l’attività di automonitoraggio”.

Poco meno di due mesi, per compilare e trasmettere il questionario - forse in un termine discutibile per via delle disposizioni dello Statuto del Contribuente e dei suoi canonici 60 giorni - ma a quanto pare questa è la scelta dell’amministrazione e gli operatori devono dunque subito attivarsi.

In termini di approccio, il provvedimento si mostra opportuno, sviluppandosi su due linee di intervento principali.

1 Uniformare le attività di controllo locale

Con la Direttoriale in commento, l’Agenzia affronta una delle criticità più rilevanti che, negli anni, si sono registrate in materia di audit per l’ottenimento dell’autorizzazione AEO.

Le attività di controllo svolte a livello territoriale sono fisiologicamente variabili, o almeno possono esserlo, specialmente su alcuni aspetti di dettaglio decisivi. Può infatti registrarsi pressione variabile sui test dei processi di tracciabilità, sulle procedure doganali, sulla contrattualistica o sugli standard security. Normalmente, le skill tipiche dell’autorità doganale sono principalmente rivolte alle questioni tecniche ed operative connesse agli sdoganamenti, sebbene questo aspetto rappresenti solo un tassello minoritario del mosaico generale del sistema AEO.

Quanto precede è dovuto anche a causa del fatto che le linee guida AEO della Commissione UE da sempre prediligono un approccio di processo (tipicamente anglosassone) assolutamente fondamentale, al contempo, però, omettendo precisazioni di dettaglio sui temi fondamentali di puro diritto doganale (tipicamente latini) che invece, in audit, sono quelli che naturalmente vengono attenzionati con maggiore precisione.

Questo avviene in materia, ad esempio, di individuazione degli elementi fondamentali dell’accertamento, ossia di classificazione, valore e origine delle merci, di organizzazione e compliance (in linea o in revisione) dei flussi dichiarativi, di gestione degli archivi digitali, dei mandati o delle procure allo sdoganamento.

Tutto questo ha generato audit più o meno approfonditi su aspetti o su altri, comunque raramente uniformi a livello nazionale, anche a causa dei diversi livelli di esperienza raggiunti dalle singole realtà locali, alcune con lavori AEO decennali e altre invece con operatività ancor oggi ridottissima.

Questa variabilità è ciò che, a quanto pare, la Dogana tenta di uniformare con riferimento sia alle attività di audit per il rilascio dell’AEO, sia a quelle del suo riesame. Nella Determinazione, dunque, si dà notizia che sono stati varati dei protocolli ad uso interno degli auditors, affinché questi seguano una puntuale traccia di audit.

Sul punto, si osserva però visto che i temi dell’audit AEO non attengono temi di verifica o addirittura antifrode, ma sono il frutto di un dialogo in partenariato tra Dogane ed operatori; per questo, si ritiene utile che l’Agenzia condividesse queste tracce di audit così da preparare l’impresa e permetterle di sostenere l’audit in piena consapevolezza, oltre alle linee guida AEO e ai temi del generale questionario di autovalutazione.

Non è un tema di poco conto, visto che ciò che si intende stressare, qui, è la assoluta, imprescindibile e prioritaria rilevanza che ricopre l’attività di pre audit, ossia di preparazione al “test doganale”, l’unica che permette all’impresa di crescere davvero e con consapevolezza sulla “questione doganale”.

2 Automonitoraggio degli operatori

La seconda grande novità della Direttoriale attiene all’automonitoraggio degli operatori, richiesto per norma, ma in realtà poco praticato dai soggetti certificati ed invece anch’esso fondamentale.

È stato dunque introdotto apposito modulo di automonitoraggio fornito dalle Dogane agli operatori certificati, in cui sono dettagliate una serie di rilevanti informazioni che i soggetti certificati devono valutare con cadenza annuale, per comunicare agli Uffici eventuali cambiamenti rilevanti ai fini AEO. Solo ad esempio, si richiedono dettagli sulle variazioni di bilancio, su quelle societarie, sulle verifiche in corso, sugli incidenti security occorsi o, ancora, sui mutamenti della compagine sociale o direttiva.

Il modulo deve essere trasmesso all’Ufficio territorialmente competente entro il 31 luglio di ogni anno, così da consentire a coordinatori AEO un monitoraggio completo e puntuale, in coerenza con il dato normativo previsto dalla disciplina UE. In effetti, l’obbligo di automonitoraggio è già previsto dall’art. 23 del Codice Doganale, ma è stato eseguito in forma variabile e, per la verità, spesso con poca attenzione da parte degli operatori.

In realtà, un punto chiave per l’AEO non è tanto e solo il raggiungimento dello status, ma il suo mantenimento e la sua manutenzione consapevole, che passa anche dall’attenzione che il referente AEO deve porre a tutti gli aspetti rilevanti della vita dell’impresa, che naturalmente variano nel tempo.

Questo per mantenere alta la soglia di attenzione al tema doganale per sviluppare davvero una consapevolezza d’impresa di tipo orizzontale, che faccia comprendere a tutti i dipartimenti interessati l’importanza del progetto di certificazione e dei benefici da esso derivanti.

Ettore Sbandi

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