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Incarico e istruzioni allo spedizioniere

Le case di spedizione iniziano il loro lavoro sulla base di una lettera di istruzioni del committente. La lettera di incarico deve recare in allegato i documenti occorrenti per l'esportazione e fornire istruzioni su cosa deve essere fatto della merce e sull'uso dei documenti a spedizione avvenuta.

Documenti necessari per l'esportazione

  • Fattura commerciale (solitamente in 3 esemplari)
  • Packing list (non strettamente necessaria quando gli elementi come marche, numerazione, tipo dei colli, peso lordo, netto, dimensione dei singoli colli, siano già inseriti nella fattura commerciale)
  • Documenti particolari legati alla natura della merce o ad altre cause (per esempio certificati di pericolosità, certificati sanitari, ecc)

Istruzioni sull'esecuzione della spedizione

Devono essere sempre precisati:

  • destinatario e destinazione
  • porto di imbarco (nel caso di spedizione marittima, ma può essere lasciata la facoltà di scelta allo spedizioniere)
  • porto di sbarco, destinazione terrestre o aerea di arrivo
  • documenti che devono essere emessi e soprattutto comprovanti l'avvenuta spedizione (polizza di carico, documenti FIATA, lettera di vettura aerea, terrestre, ferroviaria, ecc.)
  • termine di resa adottato nel contratto di compravendita (Incoterms 2000)
  • per le destinazioni extra europee voce dogananale e tipo di operazione doganale di esportazione da effettuare
  • se deve essere coperta l'assicurazione sul trasporto e contro quali rischi
  • eventuale vincolo posto alla riconsegna della merce (COD)

Uso dei documenti rappresentativi e non della merce

Il cliente, normalmente, chiede che vengano consegnati a lui stesso per l'invio al destinatario, tramite banca o direttamente. Vi sono però casi in cui il cliente incarica lo spedizioniere o spedizioniere-vettore di rimettere tali documenti per esempio:

  • alla banca italiana che negozierà l'eventuale apertura di credito o che curerà l'incasso a destino
  • alla banca estera che curerà l'incasso dell'importo della fattura
  • a un corrispondente dello spedizioniere, spedizioniere-vettore o a un rappresentante del cliente italiano perchè possano incaricarsi dell'incasso della fornitura
  • direttamente al destinatario o al suo spedizioniere nella località di arrivo.

Giovanna Bongiovanni